2013年07月04日

[164]お願い文や議事録…文書を書くのが苦手な経営指導員向け | 正確に伝わる! わかりやすい文書の書き方−石黒 圭

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目次:
序章 ビジネス文書に必要な三つの条件
第1章 意味がスッと取れるように書く
第2章 正確に、かつ適切に書く
第3章 読み手に合った敬語で書く
第4章 目的を達成できるように書く
第5章 一読して要点がわかるように書く


若い頃はビジネス文書は「ただただ丁寧に書かなければ!」ということで、二重敬語など読みづらい、分かりづらい文書が多かったです。
昨今でも、特にE-mailにおいては、簡潔かつ要点をしっかりまとめる技術が必要になっております。

商工会/商工会議所の経営指導員も日々色んな文書・書類を書いては内部・外部問わずリリースします。
「わかりやすい文書」を意識して、しっかり書けるようになりたいです。

ある言葉が浮かんだのだけど、その言葉が文脈に合わないと感じ、かつ、適切な言葉が見つからないとき、適切な言葉を探す有効な方法は三つ考えられます。
(中略)
二つめは類語辞典(シソーラス)を調べるという方法です。
(P.58)


これはよくあります。
とかく法令など難しい用語を使うことに慣れている(?)せいか、「これじゃあ分かりづらい…でも何て言い換えればいいのだろうか?」というシーンです。

自分は、インターネットにある類語辞典・シソーラス - Weblio辞書をよく使います。

敬語というのは、言葉を丁寧にする方法というよりも、「なれなれしい」と「よそよそしい」のあいだに、いかに適当な心理的距離感を見つけるかという話し手と聞き手の駆け引きと考えたほうが、リアリティがあるのです。(P.92)

これは「なるほど!」と思います。

当然「親しき仲にも礼儀あり」というのはありますが、例えば、年齢の近い青年部員と業務を外れてお酒を飲んだりしている時は、フランクな話し言葉だったり、愛称(ニックネーム)で呼び合ったりというのはアリだと思いますね。

会議の議事録は、本来「話し合われたこと」を逐一記録するものではありません。「話し合いの結果」を簡潔に記録するものです。
会議の議事録の目的は、会議で決定されたことを相互に共有することです。
(P.201)


商工会/商工会議所の経営指導員の力量を見るポイント(?)の1つに「議事録のわかりやすさ」があると思います。

話が脱線したり、話題(テーマ)があっちこっちいった時にどうまとめるかは、腕の見せ所です。
会議の時系列に沿って、ただただ「発言録」が並んだだけの議事録を見るとうんざりですよね(笑

本書の内容とはズレますが「議事録を書くことを意識して、会議のメモを取る」これにつきると思います。
いい文書を書くためには、いい準備からでしょうか。
そういう意味でもこの本で勉強することが"いい準備"になりますね。
 
 

posted by @ka_shidoin(ケィエー指導員) at 06:30| Comment(0) | 本 | 仕事術/情報管理(ノート術) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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